Så blev Skolplattformen projektet från helvetet

Regnet öste ner men den stressade förskolläraren behövde ta närvaro på alla barn som befann sig ute på gårdsplanen denna kulna höstmorgon. Stränga order hade utgått från Stockholms stad om att enbart använda den nylanserade Skolplattformen – ett digitalt verktyg där allt som rör skolans verksamhet skulle hanteras. Här skulle närvaro registreras, utvecklingssamtal dokumenteras, scheman publiceras, betyg rapporteras och kallelse till föräldramöten levereras.

Skolplattformen skulle inte bara sätta Stockholms stad på kartan som it-kommun nummer ett i Sverige, ja i hela världen. Det skulle framför allt vara en ovärderlig hjälp för alla verksamma i skolans värld. Även för föräldrarna som nu skulle kunna följa sina barns skolgång i allt från läxuppgifter till dagens skolmat.

Den skulle var lätt att använda. Det ingick i kravspecifikationen då projektet sjösattes. Ett projekt som hade vuxit från att inledningsvis omfatta 3,8 miljoner kronor år 2011 till närmare miljarden vid lanseringen 2018.

Men nu satt alltså en förtvivlad förskollärare på en lerig skolgård och försökte ta närvaro samtidigt som hon försökte balansera ett paraply över den bärbara datorn. Skolplattformen visade sig nämligen varken fungera i mobil eller surfplatta.

Förskolläraren visade sig snart vara långt ifrån ensam med problemen. Nästan omgående efter lanseringen strömmade det in klagomål från såväl lärare som hos elever och deras vårdnadshavare. 

Från lärarhåll kom frustrerade rapporter om svårigheter att logga in på plattformen, att den stora delar under dagen ”segade” och att klasslistorna ofta var ofullständiga eller rent felaktiga. Samma problem upplevde vårdnadshavare. Elever kunde se sina inlämnade uppgifter försvinna i tomma intet och att kommunikationsverktyget med lärarna inte fungerade.

Detta blev inledningen på ett av de mest utskällda it-projekten som har skådats i svensk offentlighet. Nu har hela historien dokumenterats i bokform – och den innehåller allt vad en spännande thriller kan ha att bjuda på – maktmissbruk, korruption, upproriska individer, hjältar i vardagen och enorma mängder pengar.

Den är skriven av medieanalytikern och skribenten Olle Lidbom. Berättelsen om förskolläraren i regnet som vi inledde artikeln med är självupplevd. Han bevittnade den när han skulle lämna sitt barn på förskolan.

– Jag blev både frustrerad och nyfiken på de problem som omgärdade detta jätteprojekt och började följa det på nära håll, säger han.

Historien börjar långt dessförinnan – redan 2011. Stockholms skolor använde sig då av en rad olika it-system varav vissa var föråldrade. En modernisering behövdes. Uppdraget att utveckla och implementera Skolplattformen gick till flera olika företag och leverantörer, men huvudentreprenören var IT-företaget Tieto (nu Tietoevry). De fick uppdraget att samordna de olika delarna av plattformen och leda utvecklingen.

Men något gick snett på vägen. Redan före lanseringen hade projektet strandat vid flera avgörande tillfällen. Fortfarande innan Skolplattformen blev publik anlitades revisionsbyrån PWC för att ta reda på vad som hade gått snett. Vid en genomlysning identifierade de flera brister i projektet, inklusive dålig projektledning, otydliga ansvarsfördelningar och ett överdrivet beroende av konsulter. Utredningen pekade också på stora säkerhetsluckor och bristande användarvänlighet.

Trots att PWC:s rapport rekommenderade att Stockholms stad skulle överväga att pausa projektet och göra ett omtag, valde stadens ledning att fortsätta, drivna av prestige och en stark vilja att fullfölja det.

– En viktig förklaring var den starka prestigen kopplad till projektet. Politiska ledare och tjänstemän ville visa att Stockholm kunde skapa ett avancerat och integrerat system som skulle sätta staden på kartan som en ledande IT-huvudstad, säger Olle Lidbom.

Dessutom hade Stockholms stad redan investerat stora summor pengar i projektet, vilket gjorde det svårt för politikerna och tjänstemännen att backa eller erkänna att projektet var misslyckat. Men det fanns enligt Olle Lidbom även andra förklaringar.

– De konsulter som var involverade i projektet försäkrade kommunen om att problemen kunde lösas, vilket resulterade i ett enormt antal fakturerade timmar från Tietoevry.

Ibland kunde det ta sig närmast löjliga former, berättar han.

– Under ett utvecklingsmöte om Skolplattformen fanns det tjugotvå personer närvarande i rummet. Av dessa tolv var det endast en person som faktiskt var anställd av Stockholms stad. Alla de andra var inhyrda konsulter samt personer från tolv olika leverantörer.

Så kom då den misslyckade lanseringen. Men det skulle inte stanna vid ett allmänt missnöjde hos lärare, föräldrar och elever. Det skulle bli långt mer dramatiskt än så.

En förälder kunde med några enkla knapptryckningar snabbt få ut känslig information om alla elever i hela Stockholms stad. Upptäckten av denna säkerhetsbrist ledde till att Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) tilldelade Stockholms stad ett vite för deras bristande säkerhet och oaktsamma hantering av personuppgifter.

En annan förälder som upprördes över de omfattande problemen med skolplattformen var Christian Landgren, en erfaren webbutvecklare och entreprenör. Han blev snart en central figur i berättelsen. Han och ytterligare några it-kunniga föräldrar började nagelfara systemet.

På sin fritid började de utveckla ett eget system som skulle bli mycket enklare att använda. De kallade den Öppna skolplattformen och den blev snabbt blev populär bland vårdnadshavare i Stockholm.  

Extra skjuts på uppmärksamheten blev det när Landgren tryckte upp en keps med orden ”Skrota Skolplattformen” på, vilket han bar på alla föräldramöten och andra sammankomster. Fler och fler frustrerade föräldrar hörde av sig till honom och kepsen blev en symbol för missnöjet.

Mindre populärt blev emellertid initiativet hos kommunledningen, som nu började gå till motattack.

– En febril aktivitet drog igång i de annars så tröga byråkratiska korridorerna. Det var som om någon hade tryckt på en panikknapp, säger Olle Lidbom.

Genom att få tillgång till mejlkommunikation kunde Olle Lidbom föra i bevis att Stockholms stad hade bildat en task force (instatsstyrka) mot Öppna skolplattformen. Målet var att stoppa den till varje pris.

– Gruppen skulle bestå av jurister, IT-säkerhetsexperter och kommunikationsstrateger. Deras arbete skulle vara hemligt, men deras mål tydligt: att hitta sätt att göra livet surt för Landgren och hans medutvecklare.

I boken får konflikten mellan Öppna skolplattformen och kommunledningen mycket utrymme och beskrivs på ett sätt som kan mäta sig med vilken spänningsroman som helst. Men det finns några händelser som särskilt illustrerar händelseförloppet.

En av de mest absurda scenerna i hela dramat utspelade sig när Christian Landgren och hans medarbetare från Öppna skolplattformen begärde ut offentliga handlingar för att få insyn i mejlväxlingen inom utbildningsförvaltningen. I enlighet med offentlighetsprincipen hade de rätt att ta del av dessa dokument, men Stockholms stad valde att bemöta deras begäran på ett för dem oväntat sätt. Istället för att överlämna handlingarna digitalt, vilket hade varit både enklare och mer praktiskt, rullade man in en vagn med tusentals sidor utskrivna papper, osorterade och huller om buller.

Landgren och hans kollegor satt i flera timmar i ett rum, övervakade av en arkivarie som hade till uppgift att se till att inga dokument togs med därifrån. Efter ett tag fick arkivarien nog. Han kände att hela situationen gick emot den svenska offentlighetsprincipens anda – att information skulle vara tillgänglig. Han beslöt sig för att göra de digitala versionerna tillgängliga för Landgren och hans grupp, vilket underlättade deras arbete betydligt.

Men beslutet fick konsekvenser. Arkivarien blev snabbt uppkallad till ett möte med juridiska representanter från utbildningsförvaltningen, där han kritiserades för sitt agerande. Trots att han försvarade sitt beslut utifrån principer om öppenhet och tillgänglighet, pressades han att sluta på sin tjänst. Slutligen köptes han enligt boken ut av Stockholms stad med en summa på en halv miljon kronor.

– Denna incident visar inte bara på de absurda nivåerna av motstånd som Landgren och hans grupp mötte, utan också på hur långt vissa inom Stockholms stad var villiga att gå för att hindra insyn och upprätthålla sin egen kontroll över informationen.

Olle Lidbom tog sig an uppgiften att kartlägga den totala kostnaden för Skolplattformen genom att begära ut och granska alla fakturor som Stockholms stad hade tagit emot för projektet, som sträckte sig från projektets start 2013 fram till nyårsafton 2023. Dessa fakturor omfattade allt från mindre utgifter, som kostnader för uppstartsluncher, till stora månatliga fakturor från huvudentreprenörer som Tietoevry.

Genom denna noggranna granskning kunde Lidbom fastställa den exakta summan 1 256 403 724 kronor. Det är dock viktigt att notera att denna siffra endast inkluderar de externa kostnaderna och inte räknar in den tid och de resurser som interna tjänstemän, lärare och andra anställda i Stockholms stad har lagt ner på projektet. Dessutom är inte kostnaden för förlorad arbetstid, när systemet inte fungerade och lärare tvingades tillbringa extra tid med administrativa uppgifter, inkluderad i den slutliga summan.

– Stockholms stad blev djupt beroende av konsulter, vilket ledde till att projektet inte bara blev dyrt, utan också ineffektivt och svårt att styra. En del av problemet var att Stockholms stad hade för få interna resurser och kompetens för att leda och styra projektet själva. Därför lät de konsulterna ta en central roll i utvecklingen och ledningen av Skolplattformen, vilket öppnade för okontrollerade faktureringar och en brist på ansvarstagande, säger Olle Lidbom.

Lidbom betonar att detta konsultberoende, i kombination med bristfällig projektledning och en stark vilja att fullfölja projektet trots uppenbara brister, var centrala faktorer som ledde till Skolplattformens misslyckande.

Han har haft svårt att få någon att ta på sig ansvaret för projektet. Men boken inleds med en av de fåtaliga intervjuer han faktiskt fick. Olle Burell, den tidigare socialdemokratiska skolborgarrådet i Stockholm, som var en av de politiska figurerna ansvariga för lanseringen av Skolplattformen ger honom en halvtimma.

Burell undviker där att ta på sig det fulla ansvaret för misslyckandet. I stället hänvisar Burell till de komplexa förutsättningarna och de praktiska utmaningarna med implementeringen, samt skyller på tidigare beslut som han själv inte hade full kontroll över.

– För mig bekräftades där bilden av att projektet präglades av brist på ansvarstagande och en ovilja att erkänna egna misstag från politiskt håll, säger Olle Lidbom

Olle Lidbom har hittat mängder av exempel där konsultföretaget TietoEvry har misslyckats att leverera, trots hög fakturering. Men där lyckas han inte få någon att ställa upp på en ansvarsutkrävande intervju.

Olle Lidboms bok är inte bara en redogörelse för ett av Sveriges största it-haverier, utan betonar också vikten av transparens, ansvar och sunt förnuft i offentliga projekt.

– Det är som om hela projektet Skolplattformen blev ett skolexempel på hur långt ifrån verkligheten man kan hamna när man glömmer att lyssna på dem som faktiskt ska använda systemet, säger Olle Lidbom.

***

Läs även: Hans AI-verktyg avslöjar skatteslöseriet – så funkar det

Läs även: Lovskolan – där drömbetyg skapas på löpande band