Vi trivs sämst i öppna landskap

Tetra Paks svenska kontor i Lund. Här finns nära 4000 arbetsplatser. Antalet skrivbord behöver inte alltid vara synonymt med arbetsstyrkan. Här är det ändå så, var och en av de anställda har sin egen plats.

Men inte så länge till.

Den svenska exportjätten är ett av flera företag i landet som just nu funderar över det mest effektiva sättet att möblera för en, som i Tetra Paks fall, växande personal­styrka, och samtidigt hålla dyra lokalkostnader nere.

Trendigast just nu: att ta ifrån personalen deras egna skrivbord. De sitter ju ändå inte vid dem.

– Vi bad våra medarbetare uppskatta hur stor del av arbetstiden de tillbringade vid sina skrivbord. Sedan gjorde vi faktiska mätningar under tre veckor. Den självupplevda beläggningsgraden var ungefär 65 procent, säger Lasse Lundström, som jobbar med Tetra Paks arbetsplatsutveckling.

Tre timmar av arbetsdagen befinner sig alltså de anställda någon annan stans. Enligt dem själva. Tetra Paks egna mätningar visade att beläggningsgraden i själva verket var ännu lägre.

– När vi mätte var den bara 30 till 35 procent, säger Lasse Lundström.

Med start i höst kommer det som är en av Skånes största privata arbetsgivare börja göra om sina traditionella kontorslandskap, eller kontorsmiljöer, som de själva vill kalla de utrymmen som skapades efter att väggarna till de gamla cellkontoren slogs ut 1996. 2016 är tanken att hela Tetra Pak i Lund ska vara en så kallad aktivitetsbaserad arbetsplats, där personalen utan hänsyn till position, status eller avdelning, ska välja mellan olika arbetsplatser beroende på vad de sysslar med för tillfället.

Det är bara ett exempel på hur det svenska kontorslandskapet håller på att ritas om. Samtidigt visar ny forskning hur betydelsefull arbetsmiljön är, inte bara för de anställdas välbefinnande, utan också för arbetsminnet och andra faktorer som står i direkt relation till prestationsförmågan.

Det finns inga exakta siffror över hur många personer i Sverige som har ett kontor som sin huvudsakliga arbetsplats.

Christina Bodin Danielsson, som 2010 skrev en avhandling om hur kontorsutformningen påverkar hälsan och arbetstillfredsställelse, pekar på internationella studier som menar att det är mellan 50 och 80 procent av västvärldens arbetsstyrka.

Antalet personer som jobbar på kontor ökar. Och allt fler av dessa hamnar i olika typer av öppna kontorslandskap.

– Vissa bygger fortfarande klassiska cellkontor. Men jag tror inte vi kommer att gå tillbaka till ett liv där de flesta sitter i cellkontor, säger doktoranden Aram Seddigh, som forskar om olika kontorsmiljöer på Stressforskningsinstitutet och även driver bloggen kontorslandskap.org.

Det öppna kontorslandskapet har över hundra år på nacken. Dess uppkomst sammanföll med uppfinningen av lysrörsbelysning och med nya byggnadstekniker där bärande stålkonstruktioner möjliggjorde stora, öppna inomhusytor. Kontorsarbetarna sattes i långa rader för att enkelt kunna övervakas av chefen från en balkong. Den impopulära lösningen gick i Sverige under namnet trälhav.

Först under 1960-talet började idén om det moderna, demokratiska kontorslandskapet få fäste. Inspirerade av en trend som tagit fart i dåvarande Västtyskland började arkitekterna i Sverige prata om »Bürolandschaft«, där kommunikationen skedde öppet, utan hindrande väggar och synliga hierarkier.

Här börjar kontorsforskare som Frank Duffy sedan prata om två olika riktningar. Den nordeuropeiska, och den nordamerikanska, där anglosaxiska länder som Kanada, USA och Storbritannien, men även Japan, Hongkong och Australien ingår. Medan de öppna landskapen bredde ut sig i kontorsbyggnader i USA och Storbritannien fick trenden ett snabbt slut i de nordeuropeiska länderna, där medarbetarna genom olika medbestämmandelagar hade ett större inflytande på sin arbetsplats utformning.

Som i Sverige. 1966 kritiserades de nya kontorslandskapen i den stora Kontorsmiljöutredningen, och lagom till mitten av 1970-talet var det cellkontor med enskilda rum som gällde för dem som gick till arbetet med portfölj och rock i stället för blåställ.
Och så är det även i dag. De amerikanska, jättelika landskapen fick aldrig genomslag.

– Majoriteten av kontoren i Sverige är fortfarande cellkontor, säger Christina Bodin Danielsson, som redogör för den historiska utvecklingen i sin avhandling »The Office: An Explorative Study«.

Hon vill helst inte se en utveckling mot traditionella öppna kontorslandskap, och får medhåll av personalvetaren Helena Jahncke, som i höstas doktorerade vid Högskolan i Gävle med en avhandling om störande ljud i öppna kontorslandskap.

– Man bör tänka på att personalens prestation kan försämras, och inte bara på de pengar man sparar på att minska lokalytan, säger hon.

Helena Jahnckes undersökningar visar hur framför allt störande prat i ett kontorslandskap kan försämra prestationen hos de anställda med upp till tio procent.

– Räknar man om det till förlorade arbetstimmar per år blir det ganska rejäla kostnader, säger Helena Jahncke, som i avhandlingen presenterar en beräkning på hur ett genomsnittligt företag med 110 anställda kan förlora 1 miljon kronor om året om personalens prestation försämras med bara 2 procent.

Enligt Christina Bodin Danielsson är mellanstora kontorslandskap där mellan 10 och 24 personer delar yta sämst. Personer som arbetar på den typen av kontor vittnar om sämre känslomässig hälsa jämfört med andra kontorsanställda, vilket påverkar deras effektivitet och noggrannhet negativt, liksom stressnivåer, trötthet, depression och sömnkvalitet.

– Däremot upplever många att ledarskapet blir bättre i ett medelstort kontorslandskap, säger Christina Bodin Danielsson.
De aktivitetsbaserade kontoren då, eller flexkontor, som egentligen är den korrekta benämningen?

På Tetra Pak är förhoppningen att de olika miljöerna för de olika arbetsuppgifterna ska göra kontakten smidigare mellan olika avdelningar och göra det möjligt för personalen att välja sammanhang beroende på hur deras arbetsuppgifter ser ut för dagen.

– Det man offrar är ett privat skrivbord. Det kommer att vara en förändringsprocess, säger Ann-Sofi Karlzén, projektchef för förändringen.

– Men i stället erbjuds man ett flertal andra arbetsplatser att välja bland, tillägger hon.

Förpackningstillverkaren Tetra Pak är inte den enda stora arbetsgivaren som går denna väg. Flexkontor har redan införts på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och Försäkringskassans huvudkontor i Stockholm planerar en liknande utformning när de flyttar till nya lokaler nästa år. Listan kan göras längre än så.

Än så länge är dock forskningen om de här kontorsmiljöerna begränsad.

– De flexibla lösningarna kan vara fördelaktiga om de ger individen större kontroll, säger Aram Seddigh på Stressforskningsinstitutet.

– Jag tror att viss flexibilitet är bra, säger Helena Jahncke, men uttrycker samtidigt viss skepsis till att inte ha egna skrivbord eller möjlighet att utforma sin egen arbetsplats.

Enligt Christina Bodin Danielssons forskning är väl utformade flexkontor den bästa lösningen ur hälsosynpunkt, efter cellkontor.
Men hon är inte säker på att det innebär kostnadsbesparingar. Kontoren kräver bland annat dyr mobil it-teknik.

– Det måste finnas ett bra it-system som man måste kunna komma åt över allt med laptops. Man måste satsa på bra extrarum och bra möteszoner. Det är inga billiga kontor att bygga, säger Christina Bodin Danielsson.